GESTIONE DEL TEMPO EFFICACE

Per un imprenditore e per qualsiasi azienda, riuscire ad avere una gestione del tempo efficace diventa fondamentale per riuscire a pianificare e svolgere il lavoro in una maniera corretta.

Una cattiva gestione del tempo porta all’esaurimento qualsiasi individuo a livello personale e professionale. Le conseguenze in azienda possono portare dei gravi danni a livello economico e intrapersonale. Questa situazione favorisce l’insorgere di reazioni psicofisiche negative come stress, ansia, preoccupazione, ecc.

Il tempo bisogna saperlo gestire perché il tempo semplicemente scorre. Siamo noi che dobbiamo gestire noi stessi per imparare a sfruttarlo nel migliore dei modi perché…

“La brutta notizia è che il tempo vola, la buona notizia è che il pilota sei tu.” (Michael Altshuler)

Può sembrare controproducente dedicare tempo alla pianificazione della gestione del tempo, piuttosto che usare quel tempo per svolgere i propri compiti, ma su questo articolo vogliamo far chiarezza su diversi punti:

1. Significato del Time Management: Cos’è la gestione del tempo;
2. Ottimizzazione del tempo con la matrice di Eisenhower;
3. Brevi consigli per una corretta gestione del tempo.

 

Significato del Time Management: Cos’è la gestione del tempo

La gestione del tempo non è altra cosa che l’imparare ad avere chiarezza delle nostre priorità in un arco temporale. Se hai la sensazione di avere mancanza di tempo, molto probabilmente non hai stabilito un ordine nelle tue priorità.

 Se riusciamo a stabilire le nostre priorità e pianificare il nostro tempo in base ad esse, possiamo ottenere i seguenti vantaggi:

• Riduzione delle ansie e dello stress;
• Incremento dell’efficienza e della produttività aziendale;
• Potenziamento della propria reputazione professionale e, di conseguenza, della propria autostima;
• Opportunità di crescita e progresso.

Un’organizzazione sbagliata che perdura nel tempo comporta un costo ingente per qualsiasi azienda. Se la tua organizzazione vive nel disordine, concentrerà tutte le sue forze sugli aspetti sbagliati dell’attività, piuttosto che su quelli benefici.

Possiamo dire che il significato del Time Management significa riuscire a stabilire delle priorità per riuscire a garantire ottime performance aziendali.

 Ogni organizzazione e individuo ha bisogno di una ottimizzazione della gestione del tempo.

Ottimizzazione della gestione del tempo con la matrice di Eisenhower

“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.” Dwight D. Eisenhower

Se gestire il tempo significa gestire le priorità, allora non possiamo fare a meno del metodo di metodo Eisenhower, ripreso da Stephen Covey nel suo libro, consiste nel classificare le attività all’interno di quattro macro-categorie per distinguere ciò che è importante da ciò che è superfluo e ciò che è urgente da ciò che è procrastinabile.

I quadranti della matrice Eisenhower

 Questo metodo si divide in quattro quadranti:

1. Il quadrante delle Opportunità: Si trova nel primo quadrante della matrice e sono tutte le attività che permettono alla tua azienda di fare la differenza e di prevenire le crisi:
   • Il 30% del tempo utile andrebbe trascorso all’interno del primo quadrante perché qui si trovano tutte quelle attività che, per quanto non urgenti, sono fondamentali e, a lungo termine, conducono la tua azienda verso il successo. Per essere efficienti, dunque, occorre permanere per il più lungo tempo possibile all’interno di questo quadrante, focalizzandosi sulle attività importanti piuttosto che su quelle urgenti.
2. Il quadrante delle Crisi: Si riferisce al secondo quadrante e sono tutte le attività da fare importanti ma non urgenti:
   • Per quanto riguarda le crisi del secondo quadrante, esse purtroppo sono inevitabili anche nelle migliori aziende; qualcosa si può però fare, si possono ridurre in numero. Più tempo viene dedicato alle attività di cui al primo quadrante, meno crisi dovranno essere affrontate in un secondo momento.
3. Il quadrante degli Inganni: Riguarda al terzo quadrante, riferendosi a tutte quelle attività che ti fanno perdere di vista ciò che è davvero importante e che quindi andrebbero delegate:
   • Si riferisce a tutte le interruzioni: Rientrano in questa sezione attività come rispondere alle chiamate, alle e-mail ed in generale la gestione delle urgenze altrui che causano un distoglimento dell’attenzione dai propri compiti;
4. Il quadrante degli Sprechi: Si trova nel quarto quadrante e si riferisce alle sciocchezze, tutto ciò che andrebbe sempre evitato. Sono tutte le situazioni banali che saturano il tempo che si ha a disposizione senza apportare alcun valore aggiuntivo all’azienda. Una volta riconosciute e una volta cessato di dar loro importanza, esse scompariranno da sole.

 

Per una maggiore chiarezza, alleghiamo il seguente schema:

 Consigli per una corretta gestione del tempo

La prima cosa da fare per incrementare la produttività a livello professionale e personale è prendere consapevolezza su come si impegna il tempo a disposizione, perché “essere impegnati non è la stessa cosa che essere produttivi”.

Per questo motivo, elenchiamo sei brevi consigli che possono permetterti di migliorare notevolmente la tua produttività e le tue performance lavorative:

1. Lavora SEMPRE per obiettivi. Compila una lista dettagliata dei progetti aperti e aggiornala a cadenza settimanale o bisettimanale. Prepara giornalmente la lista dei compiti da portare a termine e portala sempre con te. Questo sistema ti permetterà di dare ai tuoi progetti la giusta priorità e di portarli a termine nel più breve tempo possibile.
2. Non procrastinare o rimandare: attività non svolte oggi possono diventare delle crisi domani,oltre a causarti stress e frustrazione. Soprattutto se si tratta di attività brevi, eseguile subito e potrai così dedicare il tuo tempo ad altro.
3. Non trascurare i tuoi grandi progetti di vitaper svolgere i compiti di routine. Abbi sempre chiara la tua meta e focalizzati su di essa. Impegnati oggi in attività che renderanno la tua azienda più forte in futuro: marketing, R&D, formazione, innovazione, motivazione del personale, pianificazione e coordinazione, corretta gestione finanziaria, nuove alleanze, etc.
4. Non farti guidare dagli altri e Fai attenzione a non affidarti a degli  Scegli le persone giuste a cui delegare il lavoro, fornisci loro un manuale istruttivo e confrontati con loro regolarmente. A tal proposito, puoi affidarti ad OSM: l’organizzazione offre uno strumento strategico – I-Profile – che ti permette di individuare le soft skills dei tuoi collaboratori, i loro punti di forza ed i margini di miglioramento per la creazione di una squadra imbattibile.
5. Non siamo macchine e abbiamo tutti bisogno di tempo per noi stessi, per rilassarci e dedicarci alla coltivazione delle nostre passioni.
6. Impara a dire di no: Rinuncia a ciò che non si allinea con i tuoi obiettivi, alle persone demotivanti, ai clienti perditempo, alle mail di poca importanza, etc.

 

Ricorda che, quando pensi di avere poco tempo a disposizione, è perché stai seguendo le mete di qualcun altro: fermati e rifletti su ciò che vuoi davvero fare tu e lavora per obiettivi!

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