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Nel nostro articolo GESTIONE DEL TEMPO EFFICACE abbiamo detto che per qualsiasi imprenditore diventa fondamentale riuscire a pianificare e ottimizzare il suo lavoro quotidiano attraverso un Time Management che sia bassato sulla classificazione e chiarezza nelle priorità in un arco temporale del tempo.

Per riuscire a ottimizzare al meglio il tempo, la cosa migliore è utilizzare degli strumenti che ci permettano classificare e dare delle priorità alle attività quotidiane.

Dare priorità alle attività secondo la Matrice Eisenhower per un Time Management efficace

Uno di questi strumenti è la Matrice di Eisenhower che a grandi linee, consiste in classificare ogni attività a seconda dei quattro quadranti (per maggiori dettagli, ti invitiamo a cliccare su questo articolo):

  • Quadrante delle opportunità: Riferito alle attività importanti ed urgenti che portano una grossa differenza nella tua attività;
  • Quadrante delle crisi: Riferito alle attività importanti ma non urgenti, quelle cose che si devono fare ma non sono una priorità assoluta;
  • Quadrante degli inganni: Attività poco importanti e poco urgenti, quei compiti che ti possono far togliere l’attenzione di ciò che è veramente importante;
  • Quadrante degli sprechi: Attività urgenti ma poco importanti, potrebbero essere classificate come sciocchezze e banalità che saturano il tempo e l’attenzione, ma che in realtà non apportano valore alla tua azienda;

Consigli di applicazione di Time Management

Il primo strumento da utilizzare per ottimizzare il Time Management è l’utilizzo consapevole dell’agenda.

Dobbiamo scrivere le azioni da svolgere quotidianamente sulla nostra agenda. Ad esempio, se siamo degli imprenditori e abbiamo bisogno di far crescere la nostra azienda:

  1. Possiamo classificare le attività da compiere ogni giorno in quattro categorie:
    • T: Telefonate;
    • A: Appuntamenti;
    • F: Compiti da Fare: che per forza dobbiamo svolgere direttamente noi;
    • D: Compiti da Delegare: che sono tutte le attività che possiamo tranquillamente delegare ai nostri collaboratori.
  2. Sull’agenda dovrai indicare l’orario per ogni cosa e il tempo stimato che ci vuole per farla. Anche per le attività che dovranno essere delegate ai tuoi collaboratori, se non le hai mai fate, magari fai un confronto con loro prima, così potete stabilire degli accordi insieme ed evitare fraintendimenti;
  3. Puoi prenderti almeno ogni mattina 15 minuti per organizzare ogni giorno, anche potresti dividere un foglio A4 e mettere ogni attività a seconda della Matrice Eisenhower. Questa attività può essere svolta quotidianamente per pianificare la giornata, ma il nostro consiglio è di porti degli obiettivi mensili e settimanali per riuscire poi ad applicarli nel quotidiano. Così avrai una visione più dettagliata dei tuoi obiettivi e potrai pianificare le tue attività in base a questi.
  4. Ti consigliamo di cancellare ogni attività svolta e di riguardare le liste almeno una volta settimana per cancellare e aggiungere delle cose.

Altri consigli per ottimizzare il tempo

  • Svegliarsi presto al mattino;
  • Non guardare subito le notizie e smartphone. Evitare il più possibile tv, chat e Social Media (ti tolgono attenzione dai tuoi obiettivi);
  • Fai subito le cose se devi impiegarci meno di 5 min;
  • Ordina il tuo spazio di lavoro, avrai le idee più chiare;
  • Fissa degli appuntamenti di routine (riunione coi collaboratori, consulenze che possono essere pianificate, ecc.);
  • Impara a dir di no ed evita al più possibile ogni interruzione;
  • Rimani focalizzato su ogni attività da svolgere. Un consiglio è fare 45min si seguito e poi 5 min di riposo per poi ricominciare. Nelle prime volte mentre ti abitui, potresti mettere un timer per aiutarti;
  • Le e-mail devono essere utilizzate nel modo giusto:
    • Solo scrivi per chiudere accordi e condividere risultati e tabelle;
    • Evita di utilizzarle per risolvere problemi, ne per chiedere consigli (piuttosto telefona);
    • Se sei in copia per conoscenza evita di intervenire, soprattutto se non è necessario;
    • Ogni giorno elimina delle e-mail inutili, così non ci perderai del tempo e ti sarà più semplice ritrovare delle e-mail che davvero sono importanti quando ti servono.

Organizza, pianifica e impiega il tuo tempo in maniera ottimizzata. Fai la prova un mese e vedrai dei risultati!

 

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